Die weltweite COVID-19-Pandemie zwang Unternehmen dazu, sich über Nacht auf soziale Distanz und Fernarbeit einzulassen. Infolgedessen haben sich Cloud-ERP-Systeme als wichtige Akteure für die Geschäftskontinuität von Organisationen etabliert. In diesem Zusammenhang stehen kleine und mittelständische Dienstleistungsunternehmen vor der Herausforderung, Vertrieb, Inventar und Kundenservice auch dann zu verwalten, wenn ihr Team nicht im Büro ist. Daher sind Tools, die die Erstellung von Angeboten, die elektronische Rechnungsstellung und die Erstellung von Berichten "von unterwegs" ermöglichen, notwendiger denn je. Ein zentralisiertes ERP hilft bei der Integration von Verkaufs- und Einkaufsprozessen, so dass jeder Mitarbeiter in Echtzeit auf dieselben Informationen zugreifen kann, was die Entscheidungsfindung vereinfacht.
Die Bedeutung eines ERP, auf das von überall aus zugegriffen werden kann
Die Zentralisierung von Informationen in einem einzigen ERP-System, auf das von mehreren Standorten aus zugegriffen werden kann, ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit. Ein ERP-System vereinheitlicht Buchhaltung und Geschäftsprozesse und führt Kunden-, Bestands-, Verkaufs- und Einkaufsdaten auf einer einzigen Plattform zusammen. Auf diese Weise erhalten KMU genauere und aktuellere Berichte, wodurch Erfassungsfehler reduziert und die Produktivität verbessert wird. Jüngste Studien zeigen sogar, dass die 62.3% der mexikanischen KMU halten es für sehr wichtig, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Dieses Interesse wird von den eindeutigen Vorteilen der Digitalisierung angetrieben: erhöhte betriebliche Effizienz, ständiger Zugang zu Informationen und bessere Kontrolle über Zahlungen und Kunden.
CONTPAQi Commercial Pro Funktionen für die Verwaltung außerhalb des Unternehmens
CONTPAQi Commercial Pro® wurde entwickelt, um den gesamten Verkaufs- und Einkaufszyklus für kleine und mittlere Unternehmen im Dienstleistungsbereich abzudecken. Sein Handelsmodul ermöglicht die Erstellung von Angeboten, Aufträgen und elektronischen Rechnungen (CFDI 4.0) in Übereinstimmung mit den SAT-Steuerbestimmungen. Das Tool automatisiert die Verkaufsdokumente mit einem Zitatqualifizierer integriert, die bei der Entwicklung von Strategien zum Abschluss von Verkäufen hilft, während Kundendaten bei jedem Schritt erfasst werden. Außerdem bietet es 360°-Analysen von Kunden und Lieferanten durch anpassbare Ansichten und Filter. Auf der Bestandsseite erfasst das System automatisch Transfers zwischen Lagern und Waren im Transit, so dass die Lagerbestände immer der Realität entsprechen. Alle Geschäftsinformationen können in flexible Berichte eingearbeitet und zur einfachen Überprüfung in Formate wie Excel oder HTML exportiert werden.
Diese Kontrolle wird noch verstärkt durch CONTPAQi und Logical Concept ServerCommercial Pro: eine Cloud-Lösung, die das komplette ERP auf externe Server bringt, die von jedem Browser aus zugänglich sind. Auf diese Weise können KMUs Commercial Pro in einer sicheren Cloud-Umgebung betreiben und von Laptops, Tablets oder Smartphones aus arbeiten, ohne dass komplexe lokale Installationen erforderlich sind.
Besondere Vorteile: Mobilität und betriebliche Effizienz
- Fernzugriff: Die Mitarbeiter können sich von jedem Gerät mit einer Internetverbindung in das System einloggen und ihre Aufgaben so erledigen, als ob sie im Büro wären. So kann beispielsweise ein Verkäufer unterwegs Angebote erstellen oder Verkäufe erfassen, und der Administrator kann von zu Hause aus Bestellungen und Rechnungen überwachen.
- Bestandskontrolle in Echtzeit: Jede Verkaufs- oder Einkaufstransaktion wird sofort im ERP-System erfasst, so dass die Bestände automatisch aktualisiert werden. So wissen Sie jederzeit, welche Produkte verfügbar sind, vermeiden Fehlbestände und können den Nachschub mit genauen Daten planen.
- Umzugskostenvoranschläge: Dank der Mobilität des Systems (und optional integrierter Vertriebsanwendungen) können Außendienstmitarbeiter auf Anfrage sofort Angebote versenden, was die Reaktion des Vertriebs beschleunigt.
- Kundenbetreuung: Alle Kundeninformationen (Kaufhistorie, Zahlungen, Kommunikation, anstehende Aufgaben) werden im ERP zentralisiert. Das macht es einfach, personalisierte Nachfassaktionen durchzuführen, Zahlungs- oder Versanderinnerungen zu planen und die Kundenzufriedenheit zu messen.
- Operative Effizienz: Durch die Automatisierung von Aufgaben (Datenerfassung, Kostenberechnungen, Rechnungserstellung) werden Zeit und manuelle Fehler reduziert. Cloud ERPs bieten außerdem die Agilität und Flexibilität, die Unternehmen benötigen, um sich schnell an Veränderungen anzupassen. Zusammengenommen steigern diese Vorteile die Unternehmensproduktivität und den Kundenservice.
Postpandemische Trends und Digitalisierung in KMU
Der Trend zur Digitalisierung und zum hybriden Arbeiten nimmt weiter zu. Eine Studie des Beratungsunternehmens JLL zeigt, dass bis 2024 die 72% der Mitarbeiter in Lateinamerika nutzt ein hybrides Modell (eine Kombination aus Büro- und Fernarbeitstagen). In Mexiko ist die Akzeptanz von Telearbeit noch moderater (nur ~10% arbeiten regelmäßig von zu Hause aus), aber das hybride Modell übersteigt bereits bei weitem die Präsenz von 100%. Dieser Wandel in der Arbeitskultur verstärkt den Bedarf an Tools, die jederzeit und überall zugänglich sind. Die digitale Kluft in den KMU bleibt jedoch bestehen: Jüngsten Berichten zufolge arbeiten nur ~101% der KMU in der Europäischen Union von zu Hause aus. 12% der mexikanischen KMU befinden sich im Prozess der digitalen Transformation, und nur ein kleiner 14% verwenden ein ERP, um ihr Geschäft zu führen. Diese Daten unterstreichen die Möglichkeit und Dringlichkeit der Einführung mobiler oder cloudbasierter ERP-Systeme, damit KMU im Dienstleistungsbereich den technologischen Rückstand überwinden können.
Fazit: Auf dem Weg in eine intelligente und vernetzte Zukunft
Insgesamt werden kleine und mittelständische Dienstleistungsunternehmen, die Lösungen wie CONTPAQi Commercial Pro einsetzen, in der Lage sein, ihre Geschäftsabläufe effizienter und effektiver zu verwalten. intelligent, ferngesteuert und vernetzt. Durch die Migration ihres ERP in die Cloud oder die Nutzung eines sicheren Fernzugriffs (z.B. mit CONTPAQi mit den Cloud-Servern von Logical Concept) erhalten diese Unternehmen aktuelle Bestände, volle Mobilität ihres Vertriebs- und Verwaltungsteams und eine bessere Kontrolle über ihre Kunden und Prozesse. Das IFT selbst betont, dass die Digitalisierung Prozesse vereinfacht, Entscheidungen rationalisiert und die Wettbewerbsfähigkeit von KMUs verbessert. Die Zukunft der Dienstleistungsunternehmen liegt daher in einem integrierten Management, das von überall aus zugänglich ist: ein flexibles Betriebsmodell, das durch die Cloud-Technologie unterstützt wird und die Effizienz und das nachhaltige Wachstum in der neuen Ära nach der Pandemie fördert.
Quellen: Daten und Analysen von Fachagenturen und Medien
- calipso.com
- ijam.com.mx
- ift.org.mx
- contpaqi.com
- xataka.de
- eleconomista.com.mx
- marketing4ecommerce.mx,
- und die offizielle CONTPAQi-Dokumentation.
